Beheer en onderhoud / Building Maintenance
Beheer en onderhoud van gebouwen vergt specifieke deskundigheid. Intensief contact met dienstverlenende en uitvoerende ondernemingen kost veel tijd. Toch is onderhoudsmanagement bij veel bedrijven en organisaties een deeltijdfunctie. Hebt u daarmee voldoende kennis en informatie in huis? Is er tijd om de markt te verkennen? Is er genoeg aandacht voor begeleiding, controle en financiële afstemming? Is uw contractonderhoud goed ingericht en op orde?
Beleidsmatig wordt vaak gekozen voor behoud van de bestaande gebouwenvoorraad door middel van goed beheer en onderhoud. Dus niet meer het ad hoc reageren op voorkomende gebreken en storingen, maar inzicht hebben in de benodigde onderhoudsmaatregelen op langere termijn.
Her- en nieuwbouw zijn minder vanzelfsprekend geworden door ruimteschaarste en
milieutechnische bezwaren. Ook de momenteel onzekere economische omstandigheden zijn een aanleiding om aan de huisvestingsvraag te voldoen, door bestaande gebouwen technisch en functioneel up-to-date te houden in plaats van nieuwbouw. Bovendien hebben bestaande gebouwen een hoge vervangingswaarde.
Gebouwen lijden voortdurend onder slijtage en lopen schade op door het gebruik en de blootstelling aan weer en wind. Het gevolg hiervan is dat de technische kwaliteit van het gebouw in al zijn onderdelen achteruit gaat en de functie die het gebouw of systeem moet vervullen (bijv. wonen, werken e.d.) verminderd of zelfs in gevaar komt.
Onderhoud is per definitie gericht op het geheel of gedeeltelijk herstellen van de conditie van een object of bouwdeel bij aanvang van en tijdens een gebruiksperiode.
De Meerjaren Onderhoudsplanning.
Het vaststellen van de feitelijke onderhoudssituatie van één of meerdere gebouwen is een noodzakelijke voorwaarde voor gedegen onderhoudsmanagement. Het instrument hiervoor is de Meerjaren Onderhoudsplanning (MJOP).
De MJOP kan alle in het gebouw voorkomende disciplines omvatten, zoals bouwkunde, elektrotechniek, werktuigbouwkunde en transporttechniek. Tevens kunnen alle onderhoudscontracten en verplichte keuringen worden opgenomen.
FD advies levert een gratis softwareapplicatie in Excel, waarin onze inventarisatie- en inspectiegegevens worden ingevoerd. Vanzelfsprekend kunnen wij dit ook in nagenoeg alle overige bestaande softwarepakketten.
Een gebouw wordt geïnspecteerd op de actuele onderhoudsstatus en tevens worden alle aanwezige elementen geïnventariseerd, de zogenaamde nulmeting. Vervolgens worden deze gegevens ingevoerd in de nieuwe meerjaren onderhoudssoftware, of geactualiseerd in een al bestaande onderhoudsplanning.
Aan de hand van vastgestelde levensduren (cycli) per element wordt bepaald wanneer aan dit element onderhoud dient te worden uitgevoerd of wanneer dit dient te worden vervangen. Aan de hand van jaarlijks geïndexeerde kostenkengetallen wordt een budgettaire planning opgezet met een tijdshorizon variabel van 5 tot 30 jaar, afhankelijk van de gewenste gebruiksperiode.
Gemiddeld eenmaal per drie tot vier jaar dient men de MJOP door ons te laten actualiseren, teneinde de planning up to date te houden. Op deze wijze is inzichtelijk welke financiële middelen in welk planjaar dienen te worden gereserveerd, en kunnen uit te voeren onderhoudswerkzaamheden tijdig worden ingepland.
De meerjaren onderhoudsplanning is op deze wijze geen statische planning, maar een dynamisch instrument voor uw onderhoudsstrategie
De uitvoeringsplanning.
Goed…, en dan hebt u als eigenaar of gebruiker een meerjaren onderhoudsplanning in handen. Maar daarmee is het verhaal nog niet rond.
Uiteindelijk dient nog de vertaalslag plaats te vinden van de MJOP, een budgettaire planning, naar een jaarlijks uitvoeringstraject. Indien u de kennis hiervoor niet in eigen huis hebt, is FD advies ook hier de aangewezen partij.
In overleg met u als opdrachtgever worden de planmatige onderhoudswerkzaamheden afgestemd op de beschikbare financiële middelen. Benodigde wijzigingen en verschuivingen in de planning zijn kort en bondig te beredeneren en te realiseren. Tevens kan eenvoudig worden bekeken of clustering van werkzaamheden kan plaatsvinden, teneinde wellicht financieel voordeel te behalen bij aanbesteding.
Vervolgens passeren dan in het kort diverse stadia de revue:
- Bestekvorming, waarin wordt omschreven waaraan de werkzaamheden dienen te voldoen en welke materialen en / of werkwijzen dienen te worden gehanteerd.
- Het aanvragen van meerdere offertes per discipline om de marktwerking te waarborgen en een economisch goede aanbieding te verwerven.
- Kick-off besprekingen bij aanvang van het project, waarbij de werkzaamheden van verschillende aannemers worden gecoördineerd en overige afspraken worden gemaakt.
- Controle op een correcte uitvoering en tijdsplanning gedurende de projecten.
- Tussen- en eindopleveringen.
- Factuurcontroles.
FD advies heeft hiervoor ervaren projectleiders en senior adviseurs, die vanaf de nulmeting en het opstellen van de meerjaren onderhoudsplanning vervolgens ook de gehele directievoering in de uitvoering verzorgen.
Een praktijkvoorbeeld is het beheer en onderhoud van schoolgebouwen. In het primaire onderwijs is het beheer en onderhoud deels voor financiële verantwoording van het schoolbestuur en deels voor de gemeente. Hierbij is dus de extra kennis van en ervaring met de onderwijshuisvesting en bijbehorende regelgeving essentieel voor onze senior adviseurs, om u adequaat van dienst te kunnen zijn.
Het voordeel u als opdrachtgever ligt in het feit dat FD advies uw gebouw al goed kent vanuit het inspectietraject.
Daarnaast kan FD advies ook bij zaken met betrekking tot het facilitaire management, uitbreiding / verbouwing, functionele herindeling, brandveiligheid enzovoorts een betrouwbare partner zijn. Ook kennisoverdracht aan uw technische en facilitaire managers behoort tot de mogelijkheden.
Vaak worden tussen u als eigenaar of gebruiker en FD advies raamovereenkomsten afgesloten voor meerdere jaren. Het onderhoudsmanagement is dan in vertrouwde handen, wij “weten bij u de weg” en u kunt zich richten op uw eigen core business.